Hodnota faktúry, zmluvy či potvrdenia sa ukáže až vtedy, keď jej obsah vstúpi do procesu.
01 / Realita prevádzky
Kde vzniká problém
Súbor v priečinku je síce archivovaný, no firma z neho nevie automaticky vyčítať splatnosť, náklad, partnera alebo povinnosť. Ľudia preto otvárajú PDF, prepisujú údaje do tabuľky a neskôr hľadajú, z ktorého dokumentu číslo pochádzalo.
02 / Praktický prístup
Ako sa naň pozerať
Pri uložení dokumentu treba určiť jeho typ, smer, kľúčové polia, väzbu na firmu alebo klienta a ďalší krok. Tak vznikne záznam, ktorý sa dá filtrovať, vyhľadať a vyhodnotiť, pričom originál zostáva dostupný pre kontrolu.
03 / Súvislosti
Prepojenie s ostatnými časťami firmy
Splatnosť môže vytvoriť úlohu v CRM, prijatá faktúra náklad v Invoices a podpísaný dokument posunúť stav v EDS. Manažérsky prehľad potom pracuje s overenými údajmi, nie s odhadom vytvoreným z názvov súborov.
Čo si odniesť
Tri praktické zásady
- 01Každý dokument klasifikujte podľa jeho úlohy v procese.
- 02Zo súboru získajte polia potrebné pre ďalšie rozhodnutie.
- 03Originál a spracované dáta držte v jednej dohľadateľnej väzbe.