El valor de la factura, contrato o confirmación sólo será revelado cuando su contenido entre en proceso.
01 / Realidad operativa
Dónde surge el problema
Aunque el archivo en la carpeta está archivado, la empresa no puede leer automáticamente la fecha de vencimiento, el costo, el socio o la obligación. Por lo tanto, las personas abren el PDF, reescriben los datos en una tabla y luego buscan de qué documento proviene el número.
02 / Enfoque práctico
Cómo abordarlo
Al guardar un documento se debe determinar su tipo, dirección, campos clave, vínculo a la empresa o cliente y el siguiente paso. Esto crea un registro que se puede filtrar, buscar y evaluar, mientras el original permanece disponible para su revisión.
03 / Conexiones
Conexión con las demás áreas de la empresa
Una fecha de vencimiento puede crear una tarea en CRM, una factura de flete recibida en Invoices y un estado de movimiento de documento firmado en EDS. El informe de gestión funciona entonces con datos verificados, no con conjeturas hechas a partir de nombres de archivos.
Ideas clave
Tres principios prácticos
- 01Clasificar cada documento según su rol en el proceso.
- 02Obtenga los campos necesarios para la siguiente decisión del archivo.
- 03Mantenga los datos originales y procesados en una carpeta rastreable.