In diesem Artikel
Wo das Problem entstehtDer praktische Blick daraufVerbindung zum UnternehmenWarum RestimeDer Wert der Rechnung, des Vertrags oder der Bestätigung wird erst bekannt, wenn deren Inhalt in den Prozess eingeht.
01 / Realität im Betrieb
Wo das Problem entsteht
Obwohl die Datei im Ordner archiviert ist, kann das Unternehmen Fälligkeit, Kosten, Partner oder Verpflichtung nicht automatisch daraus ablesen. Daher öffnen die Leute das PDF, schreiben die Daten in eine Tabelle um und schauen später nach, aus welchem Dokument die Nummer stammt.
02 / Praktischer Ansatz
Der praktische Blick darauf
Beim Speichern eines Dokuments müssen dessen Typ, Richtung, Schlüsselfelder, Bezug zum Unternehmen oder Kunden und der nächste Schritt festgelegt werden. Dadurch entsteht ein Datensatz, der gefiltert, durchsucht und ausgewertet werden kann, während das Original zur Überprüfung verfügbar bleibt.
03 / Zusammenhänge
Verbindung zu den anderen Unternehmensbereichen
Ein Fälligkeitsdatum kann eine Aufgabe in CRM, eine erhaltene Frachtrechnung in Invoices und einen unterzeichneten Dokumentverschiebungsstatus in EDS erstellen. Der Managementbericht arbeitet dann mit verifizierten Daten, nicht mit einer Vermutung aus Dateinamen.
Das Wichtigste
Drei praktische Grundsätze
- 01Klassifizieren Sie jedes Dokument entsprechend seiner Rolle im Prozess.
- 02Holen Sie sich die für die nächste Entscheidung benötigten Felder aus der Datei.
- 03Bewahren Sie die Original- und verarbeiteten Daten in einem nachverfolgbaren Ordner auf.