Hodnota faktury, smlouvy či potvrzení se ukáže teprve tehdy, když její obsah vstoupí do procesu.
01 / Realita provozu
Kde vzniká problém
Soubor ve složce je sice archivován, ale firma z něj neumí automaticky vyčítat splatnost, náklad, partnera nebo povinnost. Lidé proto otevírají PDF, přepisují údaje do tabulky a později hledají, ze kterého dokumentu číslo pocházelo.
02 / Praktický přístup
Jak se na něj dívat
Při uložení dokumentu je třeba určit jeho typ, směr, klíčová pole, vazbu na firmu nebo klienta a další krok. Tak vznikne záznam, který lze filtrovat, vyhledat a vyhodnotit, přičemž originál zůstává dostupný pro kontrolu.
03 / Souvislosti
Propojení s ostatními částmi firmy
Splatnost může vytvořit roli v CRM, přijatá faktura náklad v Invoices a podepsaný dokument posunout stav v EDS. Manažerský přehled pak pracuje s ověřenými údaji, nikoli s odhadem vytvořeným z názvů souborů.
Co si odnést
Tři praktické zásady
- 01Každý dokument klasifikujte podle jeho úlohy v procesu.
- 02Ze souboru získejte pole potřebná pro další rozhodnutí.
- 03Originál a zpracovaná data držte v jedné dohledatelné vazbě.