Rozdílné formáty nemusí znamenat rozdílné evidence a ruční sjednocování.
01 / Realita provozu
Kde vzniká problém
Dodavatelé posílají faktury v PDF, pracovníci fotografují účtenky a klienti vyplňují dokumenty ve Wordu. Každý formát se zpracovává jinak a výsledek končí v jiné složce. Kontrola úplnosti je pak založena na paměti konkrétního člověka.
02 / Praktický přístup
Jak se na něj dívat
Společný příjem dokumentů má nejprve rozpoznat formát a jazyk, následně vytáhnout relevantní pole a sjednotit je do jednoho datového schématu. Stav zpracování ukáže, co je připraveno, co čeká na kontrolu a co se nepodařilo přečíst.
03 / Souvislosti
Propojení s ostatními částmi firmy
Jednotný záznam lze přiřadit ke klientovi v CRM, studiu v EDS nebo finančnímu toku v Invoices. Export do Excelu zůstává dostupný pro tým, který jej potřebuje, ale není už jediným místem, kde se celý kontext skládá ručně.
Co si odnést
Tři praktické zásady
- 01Sjednoťte příjem dokumentů bez ohledu na formát.
- 02Používejte společný stav zpracování a kontroly.
- 03Výstup připravte pro systém i pro člověka, který jej ověřuje.