In diesem Artikel
Wo das Problem entstehtDer praktische Blick daraufVerbindung zum UnternehmenWarum RestimeUnterschiedliche Formate müssen nicht unbedingt unterschiedliche Datensätze und eine manuelle Vereinheitlichung bedeuten.
01 / Realität im Betrieb
Wo das Problem entsteht
Lieferanten senden Rechnungen im PDF-Format, Mitarbeiter fotografieren Quittungen und Kunden füllen Dokumente in Word aus. Jedes Format wird anders verarbeitet und das Ergebnis landet in einem anderen Ordner. Die Vollständigkeitsprüfung basiert dann auf der Erinnerung einer bestimmten Person.
02 / Praktischer Ansatz
Der praktische Blick darauf
Der gemeinsame Empfang von Dokumenten sollte zunächst das Format und die Sprache erkennen, dann die relevanten Felder extrahieren und sie in einem einzigen Datenschema vereinheitlichen. Der Verarbeitungsstatus zeigt an, was bereit ist, was auf die Überprüfung wartet und was nicht gelesen werden konnte.
03 / Zusammenhänge
Verbindung zu den anderen Unternehmensbereichen
Ein einzelner Datensatz kann einem Kunden in CRM, einer Studie in EDS oder einem Finanzfluss in Invoices zugeordnet werden. Der Export nach Excel bleibt für das Team verfügbar, das ihn benötigt, aber es ist nicht mehr der einzige Ort, an dem der gesamte Kontext von Hand erstellt wird.
Das Wichtigste
Drei praktische Grundsätze
- 01Vereinheitlichen Sie den Empfang von Dokumenten unabhängig vom Format.
- 02Verwenden Sie gemeinsame Verarbeitungs- und Kontrollstatus.
- 03Bereiten Sie die Ausgabe sowohl für das System als auch für die Person vor, die sie überprüft.