OCR je iba prvý krok. Firma potrebuje správne polia, kontrolu a použiteľný export.
01 / Realita prevádzky
Kde vzniká problém
Fotografia bločku obsahuje dodávateľa, dátum, sumy, DPH aj položky, no pre ďalší systém je to stále obraz. Ručný prepis je pomalý a pri desiatkach dokladov vytvára chyby v desatinných miestach, identifikátoroch a dátumoch.
02 / Praktický prístup
Ako sa naň pozerať
Documents & Data rozpozná typ dokumentu, vytiahne štruktúrované údaje a zobrazí ich na kontrolu. Používateľ opraví iba neisté polia. Overený záznam sa potom exportuje do XLSX, CSV, PDF alebo DOCX, prípadne pokračuje priamo do ďalšieho systému.
03 / Súvislosti
Prepojenie s ostatnými časťami firmy
Prijatý doklad môže doplniť náklady v Invoices, údaje dodávateľa v CRM a účtovný export. Pri EDS spracuje podklady klienta a pri Booking prevádzkové nákupy. Pôvodný súbor zostáva dohľadateľný pri dátach, ktoré z neho vznikli.
Čo si odniesť
Tri praktické zásady
- 01Oddeľte rozpoznanie od potvrdenia údajov.
- 02Kontrolujte neisté polia namiesto celého prepisu.
- 03Uchovajte väzbu medzi dátami a pôvodným dokumentom.